1.凡來企業公司公啟文件（除企業公司領導訂啟的外）均由辦公室登記簽收
2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
3. 公文的編號保管
（1）、 辦公室秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由企業公司承辦或歸檔的企業公司領導親啟文件，企業公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。
（2）、本企業公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
4. 公文的閱批與分轉
（1）、凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送企業公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
（2）、 一般函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
（3）、為加速文件運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到企業公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。
